Красивая бумага для писем: шаблоны

Содержание

Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Как написать сопроводительное письмо

Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:

  • вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
  • основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;
  • заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Образцы и примеры сопроводительного письма

Сопроводительное письмо к резюмеИспользуется при трудоустройстве, является неотъемлемой частью резюме. В нем, как правило, делается акцент на профессиональных навыках работы и достижениях. Сопроводительное письмо к резюме позволяет вызвать интерес работодателя к кандидатуре соискателя и повысить его шансы на приглашение на собеседование. 1 образецСопроводительное письмо к документамСодержит перечень передаваемых документов: наименование, номер, дату документа. Также может содержать просьбу (подтвердить получение, вернуть, передать и т.п.). 1 образецСопроводительное письмо к договоруЯвляется пояснительной запиской к отправляемому договору: содержит наименование и номер договора, а также инструкцию получателю, какие экземпляры нужно пропечатать, какие вернуть обратно. 1 образецСопроводительное письмо в налоговуюСодержит опись документов, отправленных в налоговую инспекцию: их наименование, количество листов и экземпляров. Зачастую сопроводительное письмо в налоговую составляют к уточненной декларации по НДС, главная задача которого – убедить инспекторов в том, что необходимости в проведении выездной проверки нет. 1 образецСопроводительное письмо к коммерческому предложениюСодержит ключевые моменты коммерческого предложения, краткую презентацию компании и ее продукции. Составляется в случае громоздкости коммерческого предложения. 1 образец

Antwort (1)

Antwort верит в отзывчивый дизайн. Согласно их философии, пользователи настольных компьютеров не должны недооценивать дизайн электронной почты с одним столбцом, который фактически предназначен для мобильных устройств.

Вместо этого они хотят, чтобы у вас был потрясающий дизайн электронной почты, который привлекателен для пользователей настольных компьютеров и мобильных пользователей. Проверьте их на гибкий дизайн электронной почты, который обслуживает всех пользователей, настраивается и имеет отличную поддержку среди разных почтовых клиентов.

Вот как выглядит шаблон Antwort в Outlook и мобильном устройстве:

MailChimp (130+)

В MailChimp вы можете найти более 130 бесплатных шаблонов электронной почты в библиотеке шаблонов, просто создав бесплатную учетную запись.

Когда вы становитесь подписчиком на MailChimp, вы можете мгновенно получить доступ к тоннам бесплатных шаблонов электронной почты в своей собственной электронной библиотеке. На выбор можно выбрать несколько категорий шаблонов, включая электронную коммерцию, события, праздничные дни, информационные бюллетени и уведомления.

Для тех, кто просто ищет базовые шаблоны, MailChimp также имеет более 20 на выбор. Однако, если вы не используете MailChimp в качестве ESP, важно отметить, что вам может быть сложно экспортировать HTML-код вашего шаблона в ESP по вашему выбору

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Header

SubHEADER
HEADER

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48

!—Header—>

tr>

td bgcolor=»#c7d8a7″style=»padding: 40px 30px 20px 30px;»>

!—LOGO—>

table width=»95″align=»left»border=»0″cellpadding=»0″cellspacing=»0″>

tr>

td height=»70″style=»padding: 0 20px 20px 0;»>

!—ТУТССЫЛКАНАЛОГО—>

img src=»http:/site.com/image/logo.png»width=»100″border=»0″alt=»»>

td>

tr>

table>!—END-LOGO—>

!—Заглавие—>

!—if(gte mso9)|(IE)>

table width=»425″align=»left»cellpadding=»0″cellspacing=»0″border=»0″>

tr>

td>

!endif—>

table class=»col425″align=»left»border=»0″cellpadding=»0″style=»width: 100%; max-width: 400px;»>

tr>

td height=»70″>

table width=»100%»border=»0″cellspacing=»0″>

tr>

td style=»padding: 0 0 0 3px; font-size: 20px; color: #ffffff; font-family: sans-serif; letter-spacing: 5px; font-weight: bold;»>

SubHEADER

td>

tr>

tr>

td class=»h1″style=»padding: 5px 0 0 0; font-size: 33px; line-height: 38px; font-weight: bold; color: #153643; font-family: sans-serif;»>

HEADER

td>

tr>

table>

td>

tr>

table>

!—if(gte mso9)|(IE)>

td>

tr>

table>

!endif—>!—END-ЗАГЛАВИЕ—>

td>

tr>

  1. В строчке:
    поменять http:/site.com/image/logo.png на ссылку своего логотипа.
  2. Вместо SubHEADER написать подзаголовок
  3. Вместо HEADER заглавие письма

Особенности html-вёрстки писем и элементов дизайна

В письмах используется табличная вёрстка

Контент письма оборачиваем в две таблицы:

Первая таблица по ширине 100% экрана задаёт фон, минимальную ширину, размер шрифта в 1px, чтобы не вылезло ненужных отступов.

Вторая имеет ширину контента, в данном случае 700px, задаёт фон, минимальную ширину. В таблицах обнуляем cellpadding, cellspacing, border.

У последующих таблиц ширина должна быть указана в процентах, например 86%. При уменьшении ширины письма будут оставаться отступы по краям, и не нужно будет использовать медиазапросы.

В html вёрстке писем не используем margin и padding

Для отступов не используем margin и padding, а берём следующие конструкции: для вертикальных используем div:

для горизонтальных используем столбец таблицы:

Вставка текста в html шаблон письма

Для вставки текста используем следующую конструкцию:

Свойства шрифта добавляем в span. Чтобы предлог не был оторван от слова, используйте символ неразрывного пробела: Для ссылок оборачиваем это ещё и в тэг а, и тоже дублируем свойства. У ссылок необходимо указывать атрибут target=”_blank”:

Изображения

Для изображений обнуляем border, задаём ширину. Если изображение при адаптации нужно уменьшить, то указываем максимальную ширину 100%. Так изображение будет подстраиваться под ширину блока-родителя. Если нужно, можно указать и минимальную ширину.

Фоновые изображения
Пример использования:

Видим таблицу шириной 86% и фиксированной высотой. К столбцу прописаны свойства background-image, background-position, background-repeat, background-size, bgcolor. Внутри таблицы расположена структура, благодаря которой можно добиться отображения фона в Outlook. Внутри этой структуры для Outlook располагается таблица с фиксированной высотой. Также можно увидеть таблицу с высотой 60px, которая выполняет роль отступа, так как с ними может возникнуть проблема из-за структуры для Outlook.

Кнопки

Проще всего и надёжней для этого использовать ссылку с картинкой. Также этот вариант нужно использовать, если шрифт на кнопке нестандартный или кнопка слишком большой ширины и её нужно будет при адаптации уменьшать. Недостаток этого способа — расплывчатое очертание шрифта. В случаях, когда фон монотонный, а шрифт стандартный, нужно качественное отображение шрифта — можно использовать такую конструкцию:

В случаях, когда фон, например, с градиентом или нестандартной формы, но требуется, чтобы текст был текстом, можно использовать фоновое изображение. Но в таком случае придётся пожертвовать отображением в Outlook и не использовать особую структуру для фона, так как отображение будет искривлено. В результате на Outlook будет просто монотонный фон, который будет задан в bgcolor.

Тени

Свойство box-shadow будет работать не везде. В некоторых случаях можно заменить его картинкой с тенью. В случаях, когда это сделать не получается, можно сделать для блока рамку в цвет тени, чтобы она не выделялась. В почтовиках, где тень отображается, будет красиво, а там, где это свойство не поддерживается, будет видна рамка.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

  1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

  2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Письмо-согласие на использование товарного знака

Товарные знаки защищены авторским правом. Чтобы использовать чужой товарный знак, предпринимателю или организации нужно оформить договорные отношения с его законным владельцем. Для этого есть 2 способа, каждый из которых требует написания письма-согласия правообладателя товарного знака.

  1. Если сотрудничество планируется долгосрочным, для этого заключается специальный договор – лицензионный, который нужно регистрировать у нотариуса. В этом случае, как перед заключением любого договора, собственнику товарного знака направляется оферта, на которую тот должен ответ – акцепт. В случае положительного ответа заключается лицензионный договор на объявленных условиях.
  2. Официальное разрешение правообладателя товарного знака для тех или иных целей, обозначенных в нем. Тоже пишется в ответ на направленную оферту.

Регистрация схожего товарного знака

Товарные знаки регистрируются в Роспатенте. Если другая фирма подает для регистрации знак, похожий на уже зарегистрированный по определенным позициям, просто так зарегистрировать его госорган не имеет права. Но если фирма-правообладатель, по просьбе компании, пытающейся зарегистрировать схожий знак, напишет письмо-согласие, адресованное в Роспатент, в регистрации уже не откажут.

Итак, написание письма-согласия будет обязательным для всех вышеуказанных случаев, связанных с использованием товарных знаков.

В Роспатент РФ
О согласии на использование товарного знака

ООО «Никанора» (правообладатель) в лице генерального директора Ромашкиной А.П., действующего на основании Устава, настоящим документом подтверждает:

  • правообладатель является законным собственником товарного знака «Эмблема» на основании свидетельства государственной регистрации № 14/67 от 12.07.2015 г.;
  • правообладатель на основании запроса от ООО «Старый город» в лице генерального директора М.С. Рысько, действующего на основании Устава, не возражает против использования ООО «Старый город» (ОКПО ХХХХХХХХ, ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ, ИНН/КПП ХХХХХХХХХ, юридический адрес: 125252, г. Москва, ул. 1-й Рушниковский переулок, д.41,офис 2) элементов товарного знака «Эмблема» для регистрации по следующим позициям:
  • упаковка товаров;
  • хранение товаров на складе.

Генеральный директор
ООО «Никанора» /Ромашкина/ А.П. Ромашкина

Как использовать шаблон почтовой рассылки в сайте на 1С-Битрикс

Возможны следующие сценарии:

  • Сделать все исходящие уведомления сайта красивыми

  • Сделать красивую рассылку по базе подписчиков

Красивые уведомления с сайта

Если на вашем сайте пользователи регистрируются, заполняют формы обратной связи или оформляют заказы — сайт частенько отправляет им письма. “Взрослые” (в смысле “сложившиеся”) компании обычно хотят, чтобы даже такие уведомления были красивыми и придерживались брендбука.

Реализовать этот сценарий можно используя новый функционал 1С-Битрикс — “Темы оформления”. Темы оформления позволяют добавлять “шапки” и “подвалы” к шаблонам исходящих писем.

Полученный ранее почтовый шаблон нужно разделить на 3 части: шапку, контентную часть и подвал. Шапку и подвал нужно сохранить в тему оформления.

Контентную часть нужно поместить в шаблон почтового уведомления. И вот тут возникает сложность: “проинлайненный” шаблон письма настолько громоздок, что применение этой верстки даже к одному уведомлению требует много времени (от десятков минут до нескольких часов) и нервов.

Простой шаблон

превращается в очень громоздкий и трудноподдерживаемый.

На скриншоте ниже уместилось только отображение одной строчки из скриншота выше.

А представьте сколько работы потребуется если вы захотите изменить цвет кнопок, например.

Есть выход и из этой проблемы, о нем я расскажу в следующей статье.

Красивая рассылка по базе подписчиков

Все относительно просто, если ваша рассылка разовая и вы не собираетесь ее редактировать. При создании рассылки нужно выбрать “Пустой шаблон” и вставить туда полученный ранее (после инлайнера) шаблон почтовой рассылки. На этом все, если рассылка у вас единичная.

Если же ваш шаблон это только шаблон, а содержание вы хотите редактировать — возникает проблема. “В лоб” она решается только большим количеством ручного труда (на подготовку сниппетов). Однако мы придумали и умное решение.

Дополнительная подготовка почтового шаблона

К этому моменту мы имеем HTML-верстку. Но она еще не готова к отправке.

Дело в том, что все стили оформления которые вы вносили (через редактор MailChimp-а или при самостоятельной верстке) сохранены в теге

Факт остается — все стили перед отображением будут удалены. А Microsoft Outlook еще и своих стилей добавит. В результате ваше письмо будет выглядеть безобразно. Вот пример сверстанной рассылки:

А вот так она отобразится в Outlook если отправить ее без дополнительной обработки:

Решение этой проблемы существует и называется оно “Инлайнер” (inliner). Это инструмент который специальным образом преобразовывает ваш HTML-шаблон. Для каждого элемента вашего шаблона он вычисляет перечень стилей, которые к нему (элементу) должны быть применены, и записывает их в атрибут style соответствующего HTML-тега. Такие стили уже не вырезаются и не перебиваются почтовиками.

Воспользоваться можно например вот этими инлайнерами:

  • http://zurb.com/ink/inliner.php

В результате вы получаете HTML-код, который можно отправлять через сайт. Этот код должен отображаться во всех почтовиках одинаково. Само собой, это нужно проверять.

Письмо-согласие на проведение аудита

Такое письмо является ответом аудиторской организации на ранее направленное приглашение совершить аудиторскую проверку. Этот документ является стандартным. Его написание регламентируется Правилом (Стандартом) аудиторской деятельности, одобренном Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 25.12.1996 года, протокол № 6. Требования к составлению такого письма являются едиными и обязательными для всех аудиторов. Не писать его можно, если ранее уже был заключен долгосрочный договор на проведение аудиторских проверок.

ВНИМАНИЕ! Отклоняться от Стандарта в письме допустимо, но тогда это обстоятельство нужно специально оговорить в контракте на аудит. Данный документ направляется в компанию до заключения с ней договора на аудит, чтобы прояснить и уточнить условия предстоящей проверки, то есть, с правовой точки зрения, это оферта

Данный документ направляется в компанию до заключения с ней договора на аудит, чтобы прояснить и уточнить условия предстоящей проверки, то есть, с правовой точки зрения, это оферта.

Обязательные элементы письма-согласия на аудит

  1. Прояснение условий аудиторской проверки:
    • цель и объект аудита;
    • проверяется только головное подразделение или также бухотчетность филиалов;
    • ссылки на законодательные и нормативные акты, на которых будет основываться аудит;
    • что будет проверяться дополнительно, помимо стандартной процедуры.
  2. Уточнение обязательств аудиторской проверки:
    • какая будет аудиторская отчетность;
    • степень ответственности аудиторов;
    • охрана коммерческой тайны;
    • обоснование аудиторского риска.
  3. Обязательства проверяемой организации:
    • возложение ответственности за достоверность предоставляемых для проверки данных;
    • наличие свободного доступа к проверяемым объектам (информации);
    • возможности аудиторских запросов контрагентов;
    • недопустимость влияния на аудиторов с целью искажения результатов проверки.

Дополнительные элементы письма-согласия

Их можно включить в текст по желанию. Роль дополнительных условий – прояснение всех важных моментов, обязательств и ответственности экономического субъекта и аудиторской организации. Среди них могут быть:

  • перечисление аудиторских услуг;
  • описание методов проверки;
  • состав аудиторской комиссии;
  • вопросы выплаты вознаграждения;
  • согласие проверяемой фирмы на применение результатов предыдущих проверок;
  • ограничения и рекомендации относительно аудиторского заключения;
  • предложения дальнейшего сотрудничества и пр.

Пример составления письма-претензии

Заполнение шапки письма

Вверху документа указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название предприятия (в соответствии с регистрационными бумагами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).

Затем ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту, а также пишется название документа с коротким обозначением его смысла (например, «о нарушении по договору поставки»).

Заполнение основной части письма-претензии

В данном разделе следует описательная часть.

  1. Сначала нужно указать причину составления претензии и если это нарушение пункта договора, соглашения или какого-либо др. документа, то надо дать на него ссылку, т.е. вписать его дату, номер и суть.
  2. Если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью.
  3. Потом следует сформулировать сам текст претензии (когда проблем несколько, вносить их следует отдельными пунктами) и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью).
  4. Напоследок надо обрисовать действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального метода решения проблемы (например, обращение в суд).
  5. В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Структура электронного письма на английском языке

Ниже мы рассмотрим поэтапное руководство для формирования электронного письма на английском языке, а также базовые фразы для применения в переписке.

Основные составляющие письма:

  • Subject (тема письма) – должна быть короткой, простой, максимально отражающей суть письма. Например, Custom declaration – Таможенная декларация. Неформальная тема письма: Birthday Invitation on 12th of February – Приглашение на день рождения 12 февраля.
  • Body (тело письма) – в данном разделе необходимо написать основное содержания письма.
  • Attachment (вложение) – если помимо текстового содержания необходимо прикрепить изображения, документы, договор, то непременно сделайте это, но укажите это получателю письма. Например, “Please find attached the file” – “Пожалуйста, ознакомьтесь с файлами во вложении”.
  • СС – это копия письма. Если вам необходимо отправить письмо нескольким адресатам, то укажите электронные адреса в данной строке.

Приветствие – включает имя получателя, если оно известно. Например, “Hello John” – “Привет Джон” или “Good day Mr. Smith” – “Добрый день, мистер Смит”
Вступление – если вы пишете письмо незнакомому человеку, то представьтесь

Например, “My name is Julia, I am working as a web designer at ABC Company” – “Меня зовут Джулия, я работаю веб-дизайнером в ABC Company”.
Цель сообщения – основная часть письма, в которой необходимо указать основное содержание и цель письма.
Подробности – укажите ту информацию, на которую получатель должен обратить внимание, выделите все важные нюансы. Возможно, вы ожидаете обратной связи, или вам срочно необходимо получить от человека документ

Информация, написанная в отдельном абзаце, обязательно заострит внимание получателя на конкретной информации.
Завершите письмо базовой вежливой фразой, затем укажите свои данные и контакты. Если вы работаете в компании, то у вас наверняка уже имеется подпись на английском языке.

Шаблон подписи ниже:

Best regards,

Ivanov Ivan

Sales manager

ABC Company

T +1 (111) 111 11 11 (int.111)

F +1 (111) 111 11 11

M +1 (111) 111 11 11

E 1@abccompany.com

W www.abc.com

Электронное письмо на английском языке — пример

Ниже представлен ряд образцов фраз, которые могут быть полезны, если вы пишете деловое или неформальное письмо.

Как начать переписку по email на английском?

Проявите вежливость и начните переписку с вежливого обращения:

  • Dear Mr. Parker, / Dear Ms. Parker, / Dear Mrs. Parker, – Mr, — мистер, Ms. – обращение к незамужней даме, Mrs. – обращение к замужней даме.
  • Dear Sir, либо Dear Madam, – если вы знаете пол адресата, но не знаете имени.
  • Dear Sir or Madam, – употребляйте в случае, если не знаете пол адресата.
  • Dear partners, Dear colleagues – Уважаемые партнеры, Уважаемые коллеги.
  • Hi Katya, Hello Katya – Привет, Катя. Такое обращение приемлемо в случае неформальной переписки.

При формировании неформального емейла приветствие может быть любым, на ваше усмотрение.

Первое предложение в письме

Будучи инициатором письма, можете начать предложение с фразы:

I am writing in connection with – Я пишу в связи с…
I am writing to draw your attention – Я пишу с целью привлечь Ваше внимание к…
I am writing you to enquire about – Я пишу для того, чтобы узнать о…
I am writing on the subject of — Я пишу по причине…
I am writing in reference to – Я пишу относительно…

Отвечая на полученное письмо, руководствуйтесь нижеуказанными фразами:

  • Thank you for your email of 23th of May, asking about… — Благодарю Вас за письмо от 23 мая с вопросом о…
  • Thank you for your prompt reply. – Благодарю Вас за быстрый ответ.
  • Thanks for getting back to me. – Благодарю за то, что ответили мне.
  • Thank you for contacting our company. – Благодарим Вас за обращение в нашу компанию

Заключительная фраза в электронном письме

Финальная фраза донесет до адресата, каких действий вы от него ожидаете.

  • If you have any questions, please feel free to contact me. – Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
  • I look forward to your reply/hearing from you – С нетерпением жду Вашего ответа.
  • Thank you for cooperation – Благодарю Вас за сотрудничество.

Вложения:

Если к письму прикреплены вложения, напишите об этом в письме:

  • Please find attached… (documents from the meeting). – Пожалуйста, найдите во вложении…
  • I am attaching… (our commercial offer). – Я прилагаю…

В конце письма, перед вашим именем в подписи, используются заключительные вежливые фразы:

  • Truly yours; Yours faithfully (Преданный Вам).
  • Your very sincere friend (Ваш искренний друг).
  • Lovingly yours (Любящий Вас).
  • Yours ever; Ever yours, Yours as always (Всегда Ваш).
  • Yours cordially (Сердечно Ваш).

Что писать

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

  • реквизиты отправителя;
  • регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
  • информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • ФИО и контактные данные составителя.

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».

Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись». Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2020 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2020 года». Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.

Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.

В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

  • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
  • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
  • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств

Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу

В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Настраиваем шаблон письма в почте Яндекс.

Всё моё руководство можно уложить в три шага:

  1. Создаём подпись
  2. Добавляем портрет
  3. Создаём шаблон письма

Разберём по пунктам.
Открываем свой или корпоративный почтовый ящик. Первым делом заходим в настройки и выбираем там раздел — «Личные данные, подпись, портрет»

Создаём подпись

В верхнем поле вписываем имя и фамилию, чуть ниже нажимаем кнопку «Создать подпись». Используя текстовый редактор, создаём саму подпись, которая будет автоматически вставляться в самый низ тела письма. Вы можете красиво оформить текст, сделать гиперссылки, добавить картинку.

Ставим галочку «Привязать к адресу» и выбираем адрес, если он у вас не один. Вы можете создать таким образом несколько подписей, так сказать, на разные случаи. При написании очередного письма будет показан выбор между ними. Для этого поставьте галочку в чек-боксе «разрешить выбор подписи на странице написания письма». Теперь сначала нажимаем кнопку «Создать подпись», а затем «Сохранить изменения».

Добавляем портрет

Если у вас нет ещё портрета, то добавить его можно через раздел «паспорт». Справа после входа в «паспорт» увидите текстовую ссылку «Изменить портрет пользователя». Нажимаете, и появляется возможность загрузить фотографию или логотип компании.

Создаём шаблон письма

Вот и дошли до самого главного. Красивая и информативная подпись у нас есть, портрет тоже, приступаем к созданию шаблона письма. Для этого просто нажмите «написать письмо», и в строке «тема» с правой стороны появится текстовая надпись «Шаблон». Кликните на неё, и потом «создать шаблон».

Вписываем тему письма, в моём случае «Расчет рассрочки на автомобиль». Затем в тело письма, куда уже вставлена наша созданная ранее подпись, добавляем основной текст. Последним шагом будет нажатие кнопки «сохранить шаблон». Тема будет являться названием шаблона.

При очередном написании письма просто выберите из списка нужный шаблон. Отредактируйте по потребности и отправляйте почту.

Послесловие

Мне, как представителю Самарского кооперативного участка потребительского общества ИТ ВС ДАРИЯ, необходимо работать с клиентами. Причём по разным программам, и наличие таких шаблонов значительно упрощает мою работу. Одному нужно расчёт платежей по автомобильной программе выслать, другой «бытовой техникой» заинтересовался, третий желает узнать о выгодной ипотеке (скоро будет статья).

   24 голосаСредняя оценка: 4.4 из 5

Structure of nesting Stripo emails

Let’s consider an example of a Stripe in which there is a structure with two containers and blocks «Picture» and «Text».

As you can see from the diagram, all elements are table cells with certain classes.

  1. Strip with class esd-stripe;
  2. Structure with class esd-structure;
  3. Container with class esd-container-frame;
  4. Block with classes, in this case esd-block-image, esd-block-text.

Strip → Structure × n → Container × n ≤ 4 → Block × n

  • there can be as many Structures in the Strip;
  • there can be Containers in the Structure, now not more than 4, but soon we will give the opportunity to increase the number of Containers and make them dynamic;
  • any number of Blocks can be in the Container.

List of available block classes

esd-block-image — a class for defining the «Picture» block;esd-block-text — a class for defining the «Text» block;esd-block-button — a class for defining the «Button» block;esd-block-spacer — class for defining the «Spacer» block;esd-block-social — class for defining the «Social Network» block;esd-block-html — a class for defining the «HTML» block;esd-block-menu — a class for defining the «Menu» block.

Ссылка на основную публикацию